Nadeszła nowa era kontroli na rynku pracy. Zgodnie z nowymi przepisami Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) odchodzą od doraźnych działań na rzecz stałego, wielopoziomowego nadzoru prowadzonego jednocześnie w terenie i zza biurka. ZUS już może stosować nowe rozwiązania, PIP uzyska takie prawo w lipcu. Co się zmieni?
XVIII Europejski Kongres Gospodarczy • Polecamy ścieżkę innowacje, rynek pracy, edukacja
22-24 kwietnia 2026 • Katowice • Międzynarodowe Centrum Kongresowe & Spodek
- Od 13 kwietnia 2026 r. obowiązują nowe zasady przeprowadzania kontroli zwolnień lekarskich przez ZUS.
- Z kolei od 8 lipca 2026 r. swoje działania zintensyfikuje PIP. Nowością będzie możliwość prowadzenia kontroli zdalnych.
- – To przełomowa zmiana. Do tej pory wielu pracowników traktowało kontrolę jako coś incydentalnego. Dziś mówimy o systemie, który działa w tle cały czas – także zdalnie – mówi Magda Dąbrowska, prezeska Grupy Progres.
Kontrole po nowemu. ZUS i PIP zyskały nowe uprawnienia
ZUS i PIP zyskały nowe możliwości dotyczące przeprowadzania kontroli. Dotyczą szerokiego spojrzenia – od sposobu korzystania ze zwolnień lekarskich po organizację pracy w najbardziej wymagających sektorach gospodarki.
Nowe rozwiązania w przypadku pierwszej instytucji już obowiązują. Od 13 kwietnia 2026 r. ZUS nie tylko zyskał nowe uprawnienia, ale też zmienił sposób działania. W efekcie kontrolerzy mogą:
- wejść do miejsca pobytu osoby na L4,
- wylegitymować ją,
- żądać od niej wyjaśnień,
- prowadzić kontrole zdalne, analizując dane, aktywność czy dokumenty bez fizycznej obecności.
Dzięki temu nawet bez wizyty sprawdzą np., czy ktoś nie wykonuje pracy w innym miejscu, nie prowadzi działalności zarobkowej albo nie funkcjonuje w sposób sprzeczny z celem zwolnienia. Istotną zmianą jest także doprecyzowanie pojęć, które do tej pory pozostawiały pole do interpretacji.
Za pracę zarobkową uznawana będzie każda aktywność przynosząca dochód – niezależnie od formy zatrudnienia, także wykonywana dorywczo czy bez formalnej umowy. Z kolei działania niezgodne z celem zwolnienia to wszystkie te, które mogą opóźnić powrót do zdrowia lub utrudnić leczenie. Oznacza to, że nawet pozornie niewinne aktywności mogą zostać zakwestionowane, jeśli stoją w sprzeczności z zaleceniami lekarza, a konsekwencją może być utrata prawa do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia.
– To przełomowa zmiana. Do tej pory wielu pracowników traktowało kontrolę jako coś incydentalnego. Dziś mówimy o systemie, który działa w tle cały czas – także zdalnie. Nieprawidłowości mogą być wychwytywane szybciej i na większą skalę, nawet bez wizyty kontrolera – mówi Magda Dąbrowska, prezeska Grupy Progres.
Jak dodaje, dla pracodawców to również sygnał, że odpowiedzialność się rozszerza – szczególnie w firmach zatrudniających powyżej 20 osób, które same mają uprawnienia do kontroli L4.
– To już nie tylko rola ZUS, ale element zarządzania organizacją – uważa Dąbrowska.
Zdaniem adwokata Piotra Bocianowskiego, członka Forum Ekspertów Ad Rem, powyższe zmiany były oczekiwane i usprawnią przebieg kontroli.
– Brak tych uprawnień w poprzednim stanie prawnym powodował, że kontrole były nieefektywne. Mieliśmy do czynienia z sytuacją, gdy osoby kontrolowane odmawiały podania danych i tym samym paraliżowały prowadzoną kontrolę. To była sytuacja absurdalna i powodująca nadużycia – mówi Piotr Bocianowski.
W całym 2025 r. ZUS przeprowadził 452,3 tys. kontroli zwolnień lekarskich. W tym okresie wydał 28,1 tys. decyzji wstrzymujących wypłatę świadczeń. Wartość wstrzymanych zasiłków chorobowych wyniosła ponad 45 mln zł. Z powodu mechanizmu ograniczenia podstawy zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego do 100 proc. przeciętnego wynagrodzenia, w okresie I-XII 2025 r., obniżono wypłaty o 254 581,7 zł, a dotyczyło to 122,1 tys. osób.
Konsekwencje dla pracowników. Co grozi za złamanie przepisów?
Pracownicy mogą zostać pozbawieni prawa do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia, jeśli podejmują pracę zarobkową, korzystają z L4 niezgodnie z jego przeznaczeniem lub utrudniają przeprowadzenie kontroli. W praktyce nierzadko oznacza to konieczność oddania kilku albo kilkunastu tysięcy złotych.
Pracodawcy natomiast powinni liczyć się z mandatami sięgającymi 2 tys. zł (a w przypadku powtórnego naruszenia – do 5 tys. zł) oraz grzywnami nakładanymi przez sąd – do 30 tys. zł. Najcięższe uchybienia mogą prowadzić do wstrzymania działalności lub przekazania sprawy do prokuratury.
– Najważniejsze jest to, że odpowiedzialność jest dziś rozłożona na obie strony rynku pracy. Pracownik ryzykuje utratą świadczeń, a pracodawca realnymi karami finansowymi i operacyjnymi. To system, który ma działać prewencyjnie, ale będzie też bezwzględny wobec nadużyć – podkreśla Magda Dąbrowska.
Państwowa Inspekcja Pracy z szerszymi uprawnieniami
Od 8 lipca 2026 r. z kolei swoje działania realnie będzie mogła zintensyfikować PIP. Wówczas wejdzie w życie podpisana przez Karola Nawrockiego ustawa nowelizująca tę instytucję. Inspekcja pracy zyskała uprawnienia do przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę.
Nowością będzie możliwość prowadzenia kontroli zdalnych – inspektorzy będą analizować:
- dokumentację pracowniczą,
- ewidencję czasu pracy,
- wynagrodzenia,
- umowy bez konieczności wizyty w firmie.
Nie oznacza to jednak ograniczenia kontroli w terenie – wręcz przeciwnie. Urząd planuje szeroko zakrojone działania w najbardziej ryzykownych branżach, ale także działania przekrojowe.
– Inspekcja pracy łączy dziś dwa światy – fizyczną obecność na miejscu i analizę danych. To oznacza, że firmy mogą być sprawdzane równolegle na kilku poziomach. Kontrola nie kończy się na jednej wizycie, może mieć charakter ciągły. Żadna branża nie powinna zakładać, że jej to nie dotyczy. Nawet jeśli nie jest wprost wskazana w planie kontroli, może zostać objęta działaniami, np. w zakresie czasu pracy, wynagrodzeń czy legalności zatrudnienia – dodaje prezeska Grupy Progres.
Główny inspektor pracy Marcin Stanecki zaapelował o cierpliwość i wstrzymanie się do 8 lipca ze składaniem skarg na wadliwe umowy cywilnoprawne. W najbliższych miesiącach PIP przygotuje się do wdrożenia zmian w przepisach. Poza opracowaniem nowych zasad postępowania z kontraktami cywilnoprawnymi, nawiąże współpracę z ZUS i KAS w zakresie wymiany danych, które będą stanowiły podstawę typowania pracodawców do kontroli. Będzie też m.in. przygotowywać się do wydawania na wniosek pracodawców interpretacji indywidualnych dotyczących kontraktów cywilnoprawnych.
Wyniki Biznes Fakty:
- Dla pracodawców: Nowe uprawnienia kontrolne ZUS i PIP oznaczają zwiększone ryzyko finansowe i operacyjne. Kluczowe staje się bieżące monitorowanie zgodności z prawem pracy oraz prawidłowości dokumentacji, zwłaszcza w kontekście umów cywilnoprawnych i czasu pracy. Warto rozważyć wdrożenie wewnętrznych procedur kontrolnych.
- Dla pracowników: Zmiany te podnoszą świadomość konsekwencji związanych z nadużywaniem zwolnień lekarskich lub wykonywaniem pracy zarobkowej w trakcie ich trwania. Pracownicy powinni dokładnie zapoznać się z definicją pracy zarobkowej i działań niezgodnych z celem zwolnienia, aby uniknąć ryzyka utraty świadczeń.
Według danych portalu: www.pulshr.pl