Nie pozbywaj się tych dokumentów zbyt szybko. Sprawdź, kiedy możesz je wyrzucić

Zachowaj ostrożność podczas wyrzucania dokumentów

Nieumyślne usunięcie kluczowej dokumentacji może prowadzić do komplikacji z agencjami rządowymi, instytucjami finansowymi lub firmami ubezpieczeniowymi. Dlatego też ważne jest zrozumienie, które dokumenty należy przechowywać bezterminowo, a które można wyrzucić po upływie określonego czasu.

Przechowywanie dokumentów odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu sprawami urzędowymi i finansowymi. Wiele osób ma problem z identyfikacją dokumentów, które należy zachować, a które można bezpiecznie wyrzucić. Podczas gdy paragony za codzienne zakupy można wyrzucić niemal natychmiast, umowy lub dokumenty podatkowe należy przechowywać przez określony czas.

Pixabay

Szczegółowe wytyczne dotyczące przechowywania dokumentów zawiera ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673).

Które dokumenty należy przechowywać na stałe?

Niektóre dokumenty są trudne do odtworzenia, a ich brak może prowadzić do problemów podczas rozwiązywania spraw urzędowych i finansowych. Zaleca się zachowanie ich na całe życie , aby zapobiec trudnościom w dostępie do istotnych informacji.

Dokumenty te obejmują:

• akty urodzenia i licencje małżeńskie
• zapisy ubezpieczeniowe
• listy potwierdzające zatrudnienie
• umowy ubezpieczenia na życie
• dyplomy szkolne, certyfikaty ukończenia szkoły i świadectwa ukończenia kursów
• dokumenty związane ze spółdzielnią mieszkaniową (w szczególności te dotyczące przydziałów)

Dokumenty, które można usunąć po upływie określonego czasu

Nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane bezterminowo. Umowy i faktury można bezpiecznie wyrzucić po upływie określonego czasu, gdy nie są już potrzebne do celów prawnych lub rozliczeniowych. Należą do nich:

• umowy kredytowe, umowy abonenckie (telefoniczne, internetowe, telewizyjne) i umowy najmu – do momentu zakończenia umowy i uregulowania wszystkich zobowiązań
• dowód wpłat ubezpieczeniowych – 3 lata po zakończeniu okresu ochrony ubezpieczeniowej
• umowy o świadczenie określonych usług – 2 lata od zawarcia partnerstwa
• dokumenty podatkowe – 5 lat po zakończeniu roku podatkowego
• rachunki za czynsz, prąd, telefon, internet – 3 lata
• dowody sprzedaży pojazdu – 3 lata po transakcji
• dokumenty składane do ZUS – 10 lat (jeśli złożone przed 2012 r.), 5 lat (jeśli złożone po 2012 r.)
• dokumentacja gwarancyjna – do czasu upływu okresu gwarancji

Bezpieczne usuwanie dokumentów zawierających dane osobowe

Dokumenty zawierające dane osobowe lub poufne nie powinny być wyrzucane w całości do kosza. Aby zmniejszyć ryzyko kradzieży tożsamości, należy je odpowiednio zutylizować. Najbezpieczniejszą metodą jest użycie niszczarki , pocięcie ich nożyczkami lub spalenie.

Firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów świadczą usługi zgodne ze standardami RODO oraz przestrzegają wytycznych dotyczących recyklingu i ochrony środowiska.

W przypadku plików elektronicznych samo usunięcie ich z dysku twardego nie gwarantuje trwałego usunięcia danych . Istnieją specjalne programy zaprojektowane w celu całkowitego usunięcia plików, czyniąc je nieodwracalnymi.

WIDEO: Ziemia dla przedsiębiorców. Szczerze o pieniądzach odcinek 276

red. / polsatnews.pl

Źródło