Jak długo należy przechowywać paragony? Ich nieobecność może nas drogo kosztować.

Większość z nas zachowuje paragony za sprzęt elektroniczny, meble czy ubrania na wypadek zwrotów, reklamacji i roszczeń gwarancyjnych. Często jednak zapominamy o oszczędzaniu na rachunkach za media, co w niektórych sytuacjach może pomóc uniknąć niepotrzebnych kosztów i problemów. Jakie paragony i dokumenty należy zachować?

Treść:

• 01 Jak długo należy przechowywać rachunki za prąd i gaz?
• 02 Jak długo należy przechowywać dokumenty podatkowe?
• 03 Dlaczego warto przechowywać paragony i dokumenty podatkowe?

Jak długo należy przechowywać rachunki za prąd i gaz?

Niewiele osób zdaje sobie sprawę, że rachunki za media, w tym za prąd , gaz i wodę, podlegają pewnym obowiązkom zatrzymania. Oznacza to, że po zapłaceniu faktury nie mamy prawa nią dysponować – wręcz przeciwnie, jesteśmy zobowiązani przechowywać ją przez kilka kolejnych lat.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, tzw. świadczenia okresowe, takie jak rachunki za prąd i gaz, ulegają anulowaniu po upływie 3 lat od daty wymagalności. Zatem przez 3 lata dostawca prądu lub gazu może żądać od nas zapłaty, np. jeśli uzna, że rachunek został opłacony nieprawidłowo lub nie w całości. W tym okresie my, jako konsumenci, mamy również prawo złożyć reklamację lub domagać się zwrotu nadpłaty.

Z tego względu zaleca się przechowywanie rachunków za prąd, gaz i inne media przez okres 3 lat od daty zapłaty. Po upływie tego terminu termin przedawnienia ulega przedawnieniu, więc możemy pozbyć się faktur.

Jak długo należy przechowywać dokumenty podatkowe?

Należy pamiętać, że istnieją dokumenty , które należy przechowywać znacznie dłużej niż 3 lata. Dotyczy to przede wszystkim rocznych zeznań podatkowych od dochodów osób fizycznych oraz dokumentów potwierdzających zapłatę podatku, tj. zaświadczeń o dochodach, świadczeniach lub darowiznach.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych za 2024 r., które złożymy w 2025 r., powinno być przechowywane do końca 2030 r. W tym czasie urząd skarbowy ma prawo przeprowadzić kontrolę i zażądać wglądu do naszych dokumentów.

Ponadto wymóg ten dotyczy również osób składających zeznania podatkowe w formie elektronicznej . W takim przypadku należy zachować Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (OCR) , które stanowi jedyny dowód pomyślnego złożenia deklaracji.

Dlaczego warto przechowywać paragony i dokumenty podatkowe?

Stare rachunki za media przechowujemy głównie jako dowód. Mogą być potrzebne, gdy:

● otrzymaliśmy błędne wezwanie do zapłaty – faktura będzie stanowić dowód dokonania poboru,

● występują jakiekolwiek nieporozumienia z dostawcą prądu lub gazu – w takim przypadku dzięki fakturom będziemy mogli potwierdzić, że płatność została dokonana w terminie,

● chcemy złożyć reklamację lub zażądać zwrotu nadpłaty, np. gdy dostawca błędnie naliczył płatności za poprzednio opłacone okresy.

Dokumenty podatkowe z kolei należy przechowywać przez 5 lat w przypadku:

● kontrola podatkowa – organ kontroli skarbowej ma prawo żądać dokumentów potwierdzających dokonane obliczenia nawet po upływie kilku lat od złożenia zeznania podatkowego PIT,

● konieczność skorygowania zeznania podatkowego lub wyjaśnienia naruszeń,

● konieczność potwierdzenia dochodów lub wydatków , np. przy składaniu wniosku o pożyczkę.

WB

Źródło