E-Dostawa oznacza wygodę, bezpieczeństwo i innowacyjność

Rozmawiamy z Pawłem Wojtaszykiem, e-Delivery Product Managerem w Asseco Data Systems SA, o możliwościach i korzyściach, jakie daje usługa e-Delivery, a także o innowacjach, jakie mogą wnieść niezależni dostawcy.

Czym są usługi e-Dostawy i jaką posiadają podstawę prawną?

E-Delivery to innowacyjny system komunikacji, który zmienia format listów poleconych z fizycznego na elektroniczny. Gwarantuje bezpieczeństwo komunikacji, zapewnia obsługę w czasie rzeczywistym i ma taką samą pozycję prawną jak listy poleconych. Dzięki elektronicznej skrzynce pocztowej nie trzeba czekać na dostawę ani odwiedzać urzędu pocztowego, aby odebrać przesyłkę, co było konieczne w przypadku tradycyjnej poczty. Możemy wysyłać i odbierać korespondencję elektroniczną z dowolnego miejsca, 24 godziny na dobę. Inną znaczącą zaletą e-Delivery jest zidentyfikowany odbiorca — zawsze wiadomo, kto jest właścicielem konkretnej skrzynki pocztowej lub adresu. Minimalizuje to ryzyko kradzieży tożsamości i zmniejsza rozpowszechnienie phishingu lub spamu, które są coraz powszechniejsze w dzisiejszych czasach, szczególnie z niezweryfikowanych adresów e-mail. Ponadto przesyłki elektroniczne są oznaczane znacznikiem czasu, co zapewnia, że data wysłania i odebrania wiadomości jest niepodważalna, co jest kluczowe w przypadku przesyłek wymagających potwierdzenia doręczenia lub historii korespondencji. Usługa generuje dokumentację dla każdej podjętej czynności, która może być następnie wykorzystana w kontekście prawnym.

Czy e-usługa jest bezpieczna i godna zaufania?

Zawsze możemy być pewni, że dokumenty nie zostaną naruszone, ponieważ e-Delivery zapewnia szyfrowanie wiadomości. Otrzymujemy również dowód wysłania i odbioru, wraz z gwarancją dostarczenia w oryginalnej formie. Jest to możliwe dzięki bezpiecznym usługom zaufania, takim jak pieczęć elektroniczna, która zapobiega zmianie wysłanej treści lub manipulacji integralnością wiadomości. Usługa ta znacznie ogranicza potencjalne oszustwa i chroni dane osobowe. W rezultacie służy jako doskonały kanał komunikacji nie tylko z organami administracyjnymi, ale także z klientami, partnerami lub pracownikami, eliminując potrzebę osobistych spotkań w celu podpisania dokumentów lub dostarczenia ważnych listów. Zastosowania e-Delivery są ogromne i działają skutecznie w przypadku wysyłania umów, porozumień, dokumentów HR, takich jak umowy o pracę lub certyfikaty, a także korespondencji prawnej, takiej jak powiadomienia, wezwania i dokumenty kluczowe w sporach sądowych lub administracyjnych.

Czy możemy stwierdzić, że e-Delivery uzupełnia podpisy elektroniczne i pieczęcie elektroniczne?

Z pewnością służy jako bezpieczne łącze między tymi rozwiązaniami. Wcześniej wiadomości e-mail używane do wysyłania dokumentów zabezpieczonych podpisem elektronicznym lub pieczęcią nie zapewniały wysokiego poziomu bezpieczeństwa ani identyfikacji nadawcy i odbiorcy.

Kto będzie zobowiązany do korzystania z usługi e-Delivery?

Obowiązek korzystania z e-Delivery został wprowadzony dla podmiotów publicznych i niektórych podmiotów niepublicznych od 1 stycznia 2025 r. Obowiązek utrzymywania elektronicznych adresów doręczeń i dostępu do usługi zarządzania korespondencją online dotyczy urzędów, firm i zawodów zaufania publicznego. Ponadto na początku tego roku do tej grupy włączono również nowo zarejestrowane firmy w Krajowym Rejestrze Sądowym lub CEIDG. Przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali swoje firmy w Krajowym Rejestrze Sądowym przed tą datą, są zobowiązani do uzyskania elektronicznych adresów doręczeń do 1 kwietnia tego roku, podczas gdy inni jednoosobowi przedsiębiorcy muszą to zrobić do 1 października 2026 r.

Czy przedsiębiorcy będą mieli możliwość wyboru dostawcy usług, czy będzie to obowiązkowe?

Usługa publiczna e-Delivery, z której muszą korzystać urzędy, jest świadczona wyłącznie przez wyznaczonego operatora. Jednak na rynku istnieją również wykwalifikowani dostawcy usług, w tym komercyjni dostawcy, tacy jak Asseco, którzy spełniają wszystkie wymogi prawne, a wszystkie firmy mogą korzystać z tej usługi.

Jakie są korzyści z wyboru niezależnego operatora e-Delivery?

Dzięki elektronicznej skrzynce pocztowej niezależnego operatora możliwe będzie prowadzenie dodatkowej korespondencji wykraczającej poza komunikację z urzędami — przesyłki między przedsiębiorstwami, między firmami i osobami fizycznymi lub wyłącznie między osobami fizycznymi. Oferty różnych uczestników rynku mogą się również znacznie różnić, na przykład pod względem liczby użytkowników i możliwości przypisywania różnych ról w ramach usługi, pojemności skrzynki pocztowej lub dodatkowych funkcji, takich jak powiadomienia SMS lub inne uzupełniające usługi wsparcia oferowane standardowo lub opcjonalnie. Podstawowe usługi e-Delivery, opisane w ustawie, w tym komunikacja z urzędami lub przypisywanie adresu do e-dostaw, są świadczone bezpłatnie, niezależnie od tego, czy zdecydujemy się na wyznaczonego operatora, czy niezależnego dostawcę.

Co wyróżnia ofertę Asseco?

W Asseco dostarczamy skrzynki e-Delivery o różnych pojemnościach, limitach użytkowników, okresach archiwizacji i trybach dostarczania. Na przykład umożliwiamy przechowywanie przesyłek poza okresem 180 dni wymaganym przez ustawę, dzięki czemu nasza skrzynka może służyć jako archiwum korespondencji. Skrzynka ma intuicyjny i przyjazny dla użytkownika design, dostępny zarówno za pośrednictwem strony internetowej, jak i urządzeń mobilnych. Możliwe jest również zintegrowanie skrzynki z wewnętrznymi systemami firmy, co usprawnia obieg dokumentów. Jako niezależny dostawca nieustannie słuchamy potrzeb naszych klientów i ulepszamy funkcjonalności naszego produktu, koncentrując się na innowacjach. Na przykład rozwijamy możliwość tworzenia folderów w skrzynce przydzielonej do określonych działów firmy, zapewniając, że każdy dział ma dostęp wyłącznie do swojej korespondencji. Uprawnienia dostępu mogą być również dostosowywane — osoby w pełni upoważnione będą miały dostęp do wszystkich funkcjonalności skrzynki, a ich działania będą tworzyć rekordy, podczas gdy osoby upoważnione tylko do przeglądania korespondencji nie będą generować takich rekordów. Każdy klient może wybrać model, który najlepiej odpowiada jego potrzebom biznesowym.