Coraz więcej kontroli ZUS w firmach. Najnowsza analiza Grant Thornton

Rośnie liczba kontroli ZUS, które zakończyły się wykryciem nieprawidłowości. W ubiegłym roku taki finał miało aż 94 proc. z nich. Najczęściej dotyczą dwóch przewinień. Jeden przepis jest od kilku lat “królem polowania”. W zdecydowanej większości przypadków firmy muszą zapłacić dodatkowe składki – wynika z analizy firmy Grant Thornton.

Coraz więcej kontroli ZUS. Jeden przepis “królem polowania” /Andrzej Bogacz/Forum/ 123RF/PICSEL / Arkadiusz Ziółek/East News/ /

Minione dwa lata przyniosły znaczny wzrost liczby przeprowadzonych kontroli ZUS w firmach. O ile w latach 2020-2021 było ich łącznie ok. 30 tys. – na co wpływ miała epidemia COVID – to już w latach 2022-2023 ich częstotliwość niemal się podwoiła osiągając poziom blisko 54 tys. przeprowadzonych kontroli.

Co więcej z każdym rokiem rośnie udział kontroli, w których wykryto nieprawidłowości. O ile w 2020 r. było to 78 proc., to już w minionym roku wzrósł on do 94 proc. – wynika z udostępnionej Interii, analizy przeprowadzonej przez firmę audytorsko-doradczą Grant Thornton.

/Źródło: Grant Thornton /

Jeden przepis “królem polowania” od kilku lat

Jak podkreślają autorzy raportu, ZUS dysponuje olbrzymim dostępem do danych, w szczególności historycznych, a także modelem predykcji. Algorytmy mogą pracować na konkretnych jednostkach, porównywać je do populacji, analizować sytuację u pracodawcy, a także śledzić pracę lekarzy w kontekście wystawianych zwolnień L4. Można zatem spodziewać się, że mechanizmy typowania do kontroli będą coraz bardziej skuteczne w przyszłości.

Najczęstsze nieprawidłowości stwierdzane w decyzjach ZUS wynikają z naruszeń art. 8 ust. 2a oraz art. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W tych dwóch obszarach ZUS może opierać się na ugruntowanych liniach orzeczniczych sądów. Pierwszy z przepisów przewiduje konstrukcję “uznania za pracownika” w przypadku osób pozostających w równoległym zatrudnieniu pracowniczym i cywilnoprawnym z różnymi podmiotami. Decyzje ZUS oparte są na rozstrzygnięciach sądowych, które praktycznie wykluczają możliwość zatrudnienia jednej osoby przez różne podmioty w ramach grupy kapitałowej. Przepis ten jest “królem polowania” od kilku lat – wskazują autorzy raportu.

O jakie sytuacje chodzi?

– Przykładowo, jeśli są dwa podmioty, niekoniecznie powiązane kapitałowo, a zatrudniają jednocześnie tę samą osobę, czyli jedna spółka na umowie o pracę, a druga na podstawie umowy zlecenie, to potencjalnie ZUS może zakwestionować nawiązanie takiej współpracy na podstawie art. 8 ust. 2a Ustawy ZUS. Wówczas praca danej osoby wykonywana na podstawie umowy zlecenie może być uznana przez ZUS jako faktycznie wykonywana na rzecz swojego pracodawcy, a nie zleceniodawcy. W efekcie dochód z umowy cywilnoprawnej będzie uznany przez ZUS jako uzyskany z umowy o pracę w pierwszej spółce i tam ma być oskładkowany jak umowa o pracę – tłumaczy Interii Łukasz Boszko, doradca podatkowy, menedżer Departamentu Doradztwa Grant Thornton. 

Jak dodaje, obowiązek opłacania składek ZUS wstecz wówczas spoczywa na pracodawcy jako płatniku i to on musi pokryć całość zasądzonych składek. Potem teoretycznie może wystąpić z regresem wobec pracownika o pokrycie tej części składek, która na niego przypada, ale w praktyce firmy bardzo rzadko się na to decydują i raczej same finansują całość składek.

Ekspert przyznaje, że celem wprowadzenia tego przepisu była walka z umowami śmieciowymi i przerzucaniem pracowników na umowy nieoskładkowane lub nisko oskładkowane, które nie dają ochrony pracowników. – To dobrze, że został wprowadzony i zwalcza systemowo sytuacje obniżania kosztów przez wypychanie pracowników na tzw. śmieciówki, choć zdarzają się problematyczne sytuacje dla firm, które nie nadużywają umów zlecenia w celu unikania zatrudnienia na etacie. Wynika to orzecznictwa sądowego, bo większość wyroków zapada na niekorzyść płatników, czyli firm – dodaje Łukasz Boszko.

Umowy B2B pod lupą ZUS

Trochę inaczej wygląda sytuacja z rozstrzygnięciami o zbiegu tytułów ubezpieczeniowych, opartych na normie art. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

– Art. 9 Ustawy ZUS odnosi się m.in. do sytuacji związanych z jednoczesnym zawarciem umowy B2B oraz innej umowy, np. umowy zlecenia z tą samą osobą. W takich przypadkach składki byłyby naliczane tylko z działalności gospodarczej w związku ze zbiegiem tytułów do ubezpieczeń. Taka umowa B2B – jeśli zawierałaby elementy typowe dla umowy o pracę – może być zakwestionowana przez ZUS i uznana za stosunek pracy lub inny. Wówczas po takim przekwalifikowaniu należałoby odprowadzić pełne składki na ubezpieczenia społeczne – mówi Łukasz Boszko. 

Dodaje jednocześnie, że umowy tego typu jest ciężej zakwestionować i przekwalifikować, bowiem aktualnie sądy kierują się w tych przypadkach wolą obu stron i jeśli wola stron była taka, że miała być to umowa cywilnoprawna czyli firma-firma, to zazwyczaj nie jest to kwestionowane w sądach – tłumaczy ekspert.

Jak zauważają autorzy raportu, działania kontrolne w tych sprawach często są prowadzone u dużych przedsiębiorców, zatrudniających wielu pracowników, bazując na efekcie skali przy takich kontrolach istnieje możliwość odzyskania znacznych kwot zaległości (gdyż model stosowany przez pracodawcę dotyczy wielu osób). To pozwala na osiągnięcie dużej skuteczności podejmowanych działań.

Duże firmy to hurtowe przewinienia

Właśnie z powodu ugruntowanego orzecznictwa odsetek spraw wygranych w sądach przez płatników składek, czyli firmy, chociażby częściowo, nie osiąga w każdym roku nawet 10 proc.

Z analizy wynika też, że ZUS coraz częściej dokonuje kwalifikacji, czy dany wyjazd faktycznie można uznać za podróż służbową. W szczególności wzmożone zainteresowanie zaobserwowano wśród grupy tzw. pracowników mobilnych. Ich obowiązki pracownicze wiążą się z ciągłą zmianą miejsca pracy, co bardzo utrudnia prawidłowe wyznaczenie miejsca wykonywania pracy, stąd wielu pracodawców wskazuje tylko miejsce, w którym tacy pracownicy najczęściej wykonują swoje obowiązki. Wyjazd poza tak wyznaczony obszar kwalifikowany jest natomiast jako podróż służbowa. 

– Niestety ZUS nie zgadza się z tym podejściem uznając, że pracownicy stale się przemieszczający nie mogą być w podróży służbowej. To znacząco zmienia natomiast sposób rozliczania kosztów związanych z wyjazdami pracowników mobilnych. Przedsiębiorcy niejednokrotnie mogą się zdziwić po otrzymaniu protokołu kontroli, w którym wskazany jest przypis składek z tytułu finansowanych noclegów i transportu pracownikom mobilnym. Przy dużej częstotliwości wyjazdów koszty zaległości składek ZUS z tego tytułu mogą sięgnąć od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie – wskazują eksperci Grant Thornton.

Państwowa Inspekcja Pracy chce mieć większe uprawnienia

Z kolei Państwowa Inspekcja Pracy chce poszerzenia swoich uprawnień. Jak niedawno mówił w wywiadzie z Interią Marcin Stanecki, Główny Inspektor Pracy, chodzi o możliwość wydania decyzji administracyjnej przez inspektora pracy w sprawie zamiany kontraktu cywilnoprawnego na etat. Szef PIP zastrzegał przy tym, że nie chodzi o całkowitą likwidację umów cywilnoprawnych, ale reagowanie tam, gdzie są one nadużywane.

Monika Krześniak-Sajewicz

Źródło