e-Delivery – 1 kwietnia! Dowiedz się więcej o usłudze i zobacz, jak skonfigurować adres e-Delivery

Usługa e-dostawy ułatwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie listów poleconych w formacie elektronicznym. Cyfrowe potwierdzenie odbioru dokumentu jest prawnie wiążące i ma taką samą wagę jak jego tradycyjny odpowiednik. Niezależni dostawcy usług, tacy jak Asseco, oferują różne dodatkowe korzyści i stale ulepszają swoją ofertę.

800c1afd61b78e7bffe8824287bebded, Biznes Fakty — Dostawy elektroniczne stanowią wygodne i niezbędne rozwiązanie dla przedsiębiorstw, instytucji publicznych, a coraz częściej także dla osób prywatnych.

Dostawy elektroniczne są nie tylko wygodną opcją, ale także niezbędnym rozwiązaniem dla firm i instytucji publicznych, a co za tym idzie, dla osób fizycznych. Ten nowoczesny sposób komunikacji elektronicznej umożliwia szybką, bezpieczną i zgodną z przepisami transmisję dokumentów, eliminując tym samym konieczność korzystania z tradycyjnych usług pocztowych. Dostawy elektroniczne mają taką samą wagę prawną jak listy polecone z potwierdzeniem odbioru, a także zapewniają identyfikację nadawcy i odbiorcy. W niedalekiej przyszłości system doręczeń elektronicznych ma na celu usprawnienie komunikacji między podmiotami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami, ostatecznie zastępując korespondencję papierową i prowadząc do wdrożenia ePUAP.

Jak działają dostawy elektroniczne

System e-dostawy działa jak sieć elektronicznych skrzynek pocztowych, eliminując potrzebę osobistych wizyt w biurach, oczekiwania na listy polecone i przechowywania fizycznej korespondencji. Skonfigurowanie skrzynki e-mail jest dość proste. Wystarczy złożyć wniosek do dostawcy usługi e-dostawy, który następnie złoży wniosek w imieniu użytkownika o adres e-dostawy i umieści go w bazie danych adresów elektronicznych (BAE). Po zalogowaniu się do usługi użytkownicy mogą wysyłać i odbierać cyfrowe listy polecone i inne dokumenty. Każda transakcja związana z obsługą korespondencji w ramach e-dostawy jest automatycznie rejestrowana i zabezpieczana przed nieautoryzowanym dostępem.

— Osoba zakładająca adres e-dostawy musi przejść weryfikację, np. za pośrednictwem mObywatelem lub e-ID. Weryfikacja tożsamości jest kluczowa, ponieważ zapewnia, że po uzyskaniu dostępu do usługi możemy śmiało wysyłać i odbierać przesyłki od identyfikowalnych osób reprezentujących konkretne firmy – wyjaśnia Paweł Wojtaszyk, e-Delivery Product Manager w Asseco Data Systems.

Zalety utworzenia skrzynki e-mail są natychmiastowe. Odbiorcy nie muszą już czekać na list polecony, ponieważ dzięki e-Delivery korespondencja jest dostarczana do skrzynki natychmiast po wysłaniu. Dostawy elektroniczne są również bezpieczniejsze niż tradycyjne — dzięki wdrożeniu solidnych środków bezpieczeństwa (szyfrowanie, znakowanie czasem, elektroniczne pieczętowanie) nie ma ryzyka zmiany treści ani przechwycenia dokumentu. Co godne uwagi, system umożliwia śledzenie przesyłek i elektroniczne potwierdzanie ich doręczenia, a jednocześnie rejestruje wszystkie działania związane z przesyłką.

Efektywne zarządzanie korespondencją

Na polskim rynku dostępne są trzy kategorie usług e-doręczeń: publiczne, kwalifikowane i hybrydowe. Urzędy publiczne są zobowiązane do korzystania z publicznej usługi e-doręczeń świadczonej przez wyznaczonego operatora, która jedynie ułatwia komunikację z administracją publiczną. Tymczasem przedsiębiorcy mogą zdecydować się na usługę publiczną lub kwalifikowaną, oferowaną przez komercyjnych dostawców, takich jak Asseco. Wybór usługi komercyjnego dostawcy umożliwia interakcje nie tylko z urzędami, ale także między firmami, zaufanymi zawodami, takimi jak prawnicy, i osobami fizycznymi. Komercyjni dostawcy wzbogacają również swoją ofertę o dodatkowe rozwiązania i udogodnienia. Na przykład możliwe jest zintegrowanie skrzynki pocztowej za pośrednictwem API z systemem firmy, co jest szczególnie korzystne dla dużych przedsiębiorstw zarządzających rozległą korespondencją.

— Początkowo możesz korzystać ze skrzynki pocztowej za pośrednictwem usługi internetowej, tak jak z każdej innej platformy komunikacyjnej, takiej jak e-mail, logując się za pomocą przeglądarki. Następnie integrację można przeprowadzić w sposób przemyślany, aby usprawnić przepływ korespondencji, zauważa Paweł Wojtaszyk.

Możliwość szerokiego wykorzystania jednej skrzynki pocztowej do komunikacji przez firmę eliminuje koszty związane z zarządzaniem korespondencją papierową. To przynosi znaczne korzyści finansowe, ponieważ wysłanie jednej wiadomości za pośrednictwem e-dostawy kosztuje w Asseco mniej niż 2 zł, podczas gdy tradycyjna poczta może kosztować kilka złotych.

— Oferujemy różne metody wysyłki paczek, wzorowane na fizycznych usługach paczkowych. Oferujemy przesyłki polecone — podstawową metodę wysyłki listu poleconego — oraz przesyłki polecone z potwierdzeniem odbioru, gdzie odbiorca po prostu klika, aby potwierdzić odbiór przesyłki w swojej skrzynce pocztowej. Ma również możliwość jej odrzucenia. Każda czynność generuje dowód dokumentujący czynności wykonane na konkretnej paczce. Ponadto oferujemy potwierdzenie odbioru za pomocą podpisu elektronicznego, co zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo wskazujące, że odbiorca osobiście przyjął przesyłkę. Dodatkową zaletą tego rozwiązania jest to, że możemy weryfikować różnych użytkowników w różnych rolach, przyznając dostęp do różnych funkcjonalności, takich jak prawa tylko do odczytu. Jest to szczególnie ważne dla dużych organizacji, umożliwiając im przypisanie odpowiednich ról użytkownikom i zachowanie kontroli, ponieważ w dużej firmie jedna osoba nie będzie w stanie odczytać całego strumienia paczek — stwierdza Paweł Wojtaszyk.