e-Delivery – czy elektroniczne listy polecone są bezpieczne?

Zarejestrowana dostawa elektroniczna zmienia sposób, w jaki podmioty publiczne komunikują się z firmami. Jest cyfrowym odpowiednikiem listu poleconego z potwierdzeniem odbioru, mającym taką samą wagę prawną jak jego wersja papierowa. Choć ma być bardziej wydajny i szybszy, czy jest również bezpieczniejszy? Badamy to.

• Niektóre firmy już korzystają z e-Dostawy. Ten wymóg będzie dotyczył podmiotów niepublicznych, które zarejestrują się w Krajowym Rejestrze Sądowym po 1 stycznia 2025 r. i złożą wniosek o wpis do Centralnego Rejestru i Informacji o Działalności Gospodarczej.
• Pozostałe firmy wdrożą ten system zgodnie z ustalonym harmonogramem, ale mogą już teraz rozpocząć zakładanie adresu i skrzynki pocztowej na potrzeby e-dostawy.
• Usługę e-Delivery mogą świadczyć wyłącznie autoryzowani dostawcy usług zaufania: zarówno publiczni, jak i komercyjni.

Jakie czynniki wpływają na bezpieczeństwo tradycyjnych listów poleconych? Nienaruszona koperta, dostarczona lub przekazana z oznaczeniami nadawcy (biuro, sąd, usługi), wraz z treścią, która jest również podpisana i zapieczętowana. Transport listów jest monitorowany — śledzona jest trasa i punkty transferu, każdy z numerem śledzenia. Przez wiele lat system papierowy okazał się skuteczny i był podstawą procedur administracyjnych. Jednak postęp społeczny sprawił, że jest on zbyt wolny, uciążliwy i kosztowny w porównaniu z możliwościami komunikacji cyfrowej. Wraz z przejściem na korespondencję elektroniczną, istotne jest zrozumienie, w jaki sposób e-Delivery zapewnia bezpieczeństwo.

Z prawnego punktu widzenia e-Delivery jest klasyfikowane jako usługa zaufania, co oznacza, że zarówno nadawca, jak i odbiorca są identyfikowalni (ich tożsamość jest weryfikowana), co zapobiega przejęciu ich adresów lub podszywaniu się pod nich. Jednak czy są oni naprawdę chronieni przed zmianami treści korespondencji podczas jej przesyłania od nadawcy do odbiorcy? Oprócz niezaprzeczalnych zalet digitalizacji musimy również wziąć pod uwagę wyzwania związane z bezpieczeństwem, które pojawiają się w cyberprzestrzeni.

W związku z tym zarejestrowany system elektronicznej dostawy przestrzega ścisłych standardów technicznych i protokołów bezpieczeństwa. Ponadto kwalifikowana usługa musi być zgodna z postanowieniami rozporządzenia eIDAS. Zapewnia to, że prawne konsekwencje elektronicznej dostawy są porównywalne z konsekwencjami konwencjonalnej poczty poleconej. Ponadto usługa e-Delivery może być świadczona wyłącznie przez uznanych krajowych dostawców usług zaufania, zarówno publicznych, jak i prywatnych. Na przykład Certum zapewnia kwalifikowaną usługę elektronicznej dostawy, wykorzystując własne usługi zaufania, które zapewniają bezpieczeństwo i legalność transakcji elektronicznych między przedsiębiorstwami, administracjami publicznymi i osobami fizycznymi. Usługi zaufania Certum zgodne z eIDAS obejmują, ale nie ograniczają się do: podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej, elektronicznego znacznika czasu, walidacji i konserwacji.

Dowody na ochroniarza

Usługa zarejestrowanego doręczenia elektronicznego, zgodnie z normami europejskimi, generuje dowody nie tylko potwierdzające nadanie i odbiór przesyłki, ale także dokumentuje działania zapewniające bezpieczeństwo wszystkich procesów związanych z usługą.

Dowody dostarczają informacji o aktualnym statusie przesyłki w trakcie procesu. W razie potrzeby dowody elektroniczne można pobrać wielokrotnie. Ta cecha odróżnia e-Delivery od standardowej poczty e-mail, która nie oferuje tego typu kwalifikowanych dowodów. W e-Delivery występuje pięć rodzajów dowodów: wysłanie przesyłki, wstępne powiadomienie, akceptacja/odrzucenie przesyłki, dostawa i przeniesienie przesyłki między różnymi dostawcami usług RDE.

Rodzaje dowodów:

Aby dowody miały moc prawną, przy ich tworzeniu należy zatrudnić usługi powiernicze.

Każdy dowód jest ostemplowany datą i godziną potwierdzoną przez kwalifikowaną usługę elektronicznego znacznika czasu. Chroni to przesyłkę przed zmianami i wstecznym datowaniem. Zapewnia absolutną pewność co do daty zdarzenia i potwierdza, że znacznik czasu pozostaje niezmieniony. W ten sposób ustala się „pewną datę”, zgodnie z definicją w Kodeksie cywilnym.

Wygenerowany dowód w formacie XML lub jego reprezentacja w formacie PDF są następnie zabezpieczane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, aby zapobiec jakiejkolwiek modyfikacji jego danych. Data wysłania lub otrzymania przesyłki wskazana w nim jest datą pewną. Jeśli użytkownik e-Delivery musi zweryfikować dowody i przesyłki, może uzyskać dostęp do kwalifikowanej usługi walidacji.

Pełna wiarygodność

Utworzenie skrzynki e-Delivery wymaga weryfikacji tożsamości osoby składającej wniosek. Zapewnia to identyfikację zarówno nadawcy, jak i odbiorcy przesyłki.

Gdy

Źródło