Biznes Fakty
e-Dostawa. 5 faktów, które musisz znać
Nowa usługa ma na celu usprawnienie i przyspieszenie wymiany komunikacyjnej między instytucjami, firmami i obywatelami. Dowiedz się, co powinieneś wiedzieć o tej innowacyjnej wersji poczty rejestrowanej.
- Wprowadzenie e-Dostawy oznacza zmianę dynamiki operacyjnej przedsiębiorstw.
- Przesyłki rejestrowane będą wysyłane drogą elektroniczną na Twoją skrzynkę pocztową.
- Przepisy stanowią, że przesyłki elektroniczne mają taką samą moc prawną jak tradycyjne listy polecone.
- Każda wysyłana paczka jest szyfrowana przed transmisją i odszyfrowywana dopiero po jej odebraniu przez użytkownika skrzynki pocztowej, co gwarantuje poufność danych.
Historycznie, tradycyjne listy polecone służyły jako formalna metoda przesyłania oficjalnych dokumentów i informacji. Były wykorzystywane w procesach prawnych i administracyjnych, szczególnie w sytuacjach, które wymagały udokumentowanego wysłania i potwierdzenia doręczenia do odbiorcy. Ta metoda odgrywa kluczową rolę w scenariuszach, w których konieczne jest udowodnienie wysłania dokumentu i próby skontaktowania się z odbiorcą, szczególnie w sektorze publicznym. W sferze biznesowej listy polecone są wykorzystywane w transakcjach handlowych, umowach i wymianie dokumentów prawnych. Jednak ten system wiąże się ze znacznymi wadami, w tym ograniczoną dostępnością poza godzinami pracy poczty, opóźnieniami w transporcie, koniecznością odwiedzenia placówki pocztowej i oczekiwania na listonosza. Wdrożenie e-Delivery oznacza znaczącą transformację w operacjach biznesowych.
Paweł Wojtaszyk, e-Delivery Product Manager w Asseco Data Systems SA, dzieli się najważniejszymi spostrzeżeniami na temat nowej usługi:
Fakt 1. e-Delivery digitalizuje tradycyjne listy polecone
e-Delivery jest również określane jako zarejestrowana dostawa elektroniczna, z powszechnie używanym akronimem RDE. Służy jako cyfrowy odpowiednik listów poleconych w komunikacji między instytucjami publicznymi, firmami i obywatelami.
E-Delivery jest obowiązkowe dla określonej grupy podmiotów, w tym instytucji publicznych, firm i zawodów zaufania publicznego. Wymóg ten jest egzekwowany przez ustawę o doręczeniach elektronicznych. Osoby fizyczne nie muszą utrzymywać takiej skrzynki pocztowej, ale jest to korzystne. Wszystko, czego potrzeba, to numer PESEL i ukończenie 18 lat. Korzystanie z e-Delivery eliminuje potrzebę oczekiwania na listonosza, ponieważ przesyłki rejestrowane będą dostarczane elektronicznie do skrzynki online. Stanowi to znaczący postęp.
Fakt 2. Elektroniczna dostawa ma zastosowanie w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym
Przepisy stanowią, że e-Doręczenia są równoważne z tradycyjnymi listami poleconymi.
Zamiast polegać na papierowych paragonach i formularzach wysyłkowych, użytkownicy otrzymają dowody wydane w formacie XML przez system. Mogą być one również generowane jako PDF. Ta dokumentacja potwierdza między innymi, że wysłaliśmy lub otrzymaliśmy elektroniczną przesyłkę rejestrowaną.
Dzięki tej zmianie procesy będą szybsze i bezpieczniejsze.
Usługa oferuje dowód wysłania i odbioru, a jednocześnie chroni przesyłane dane przed utratą, kradzieżą, uszkodzeniem lub jakąkolwiek zmianą, a także zabezpiecza przed ujawnieniem ich osobom nieupoważnionym.
E-dostawy to usługa zaufania, która spełnia kilka kryteriów. Zarówno nadawca, jak i odbiorca są weryfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana podczas ubiegania się o usługę). Nikt nie może przejąć ich adresów ani podszywać się pod nich. W przypadku każdej przesyłki można pobrać wyżej wymieniony dowód, dokumentujący wysłanie i otrzymanie korespondencji. Treści tej korespondencji nie można zmienić podczas transportu między nadawcą a odbiorcą.
Do tej pory mogliśmy wysyłać papierowe listy poleconych w różnych formatach, w tym dowód nadania i dowód odbioru. W e-Delivery, obok tych dwóch opcji, digitalizacja listów poleconych wprowadza trzeci format. Ale zacznijmy od początku.
Pierwszy, podstawowy tryb „polecony” odpowiada klasycznemu listowi poleconemu z potwierdzeniem nadania.
Drugi, rozszerzony tryb – „list polecony za potwierdzeniem odbioru” jest odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
Trzecim trybem dostępnym w formacie elektronicznym jest „zarejestrowany z podpisem elektronicznym”.
Fakt 3. Możesz wybrać dostawcę usług e-Dostawy
Podmioty publiczne (rząd i samorząd lokalny), w tym instytucje, biura, jednostki budżetowe i inne organizacje wykonujące obowiązki publiczne, a także komornicy, są zobowiązane do korzystania z usług publicznych PURDE. Każdy inny podmiot, w tym przedsiębiorstwa, zawody zaufania publicznego (takie jak prawnicy i notariusze) i osoby fizyczne, mają swobodę wyboru swojego dostawcy usług.
Ustawa stanowi, że Wyznaczony Operator świadczy usługę PURDE – Public Registered Electronic Delivery Service. Usługa ta jest bezpłatna, ale jest wykorzystywana wyłącznie do komunikacji z udziałem podmiotów publicznych i jest obowiązkowa dla administracji publicznej.
Druga usługa jest dostosowana do tych, którzy nie chcą lub nie mogą korzystać z e-Delivery – będzie to dotyczyć przede wszystkim osób fizycznych. Nadawcy przesyłają dokumenty elektroniczne, które publiczny dostawca usług drukuje i dostarcza do odbiorców, którzy nie mają skrzynki pocztowej.
Ponadto ustawa wprowadza usługę Qualified Registered Electronic Delivery Service (KURDE), którą można sklasyfikować jako usługę biznesową. Dostawcy tej usługi ułatwiają wymianę korespondencji z podmiotami niepublicznymi, w tym firmami i osobami prywatnymi. Jest ona dostępna zarówno dla firm, jak i osób fizycznych i jest oferowana przez krajowych dostawców usług zaufania kwalifikowanego, z których jednym jest Certum by Asseco.
