Nie masz czasu na wszystko? – Zjedz żabę!

Teza 1. Aksjomat: nie da się zrobić wszystkiego.
Możesz przejąć kontrolę nad stojącymi przed Tobą zadaniami tylko w tym sensie, że przestaniesz zwracać uwagę na pewne rzeczy i zaczniesz poświęcać więcej czasu tym, które naprawdę mają znaczenie.

Teza 2: Żaba jest największym i najważniejszym zadaniem, które ma największy wpływ na twoje życie i karierę w danym momencie.
Twoja „żaba” to jedno duże, ważne zadanie, które najprawdopodobniej odkładasz na później i wahasz się podjąć, chyba że od razu weźmiesz byka za rogi. To również zadanie, które ma obecnie najbardziej znaczący pozytywny wpływ na Twoje życie i karierę.
Ważne jest, aby zrozumieć, że aby określić rolę danego zadania w karierze, musisz zrozumieć swój cel. Jasne pojęcie celu wszystkich ruchów ciała jest warunkiem koniecznym, aby móc się gdziekolwiek poruszać. W przeciwnym razie ruch będzie Brownowski. Wydawałoby się, że to prosta prawda, ale dla mnie to najtrudniejszy moment. Czasami wydaje mi się, że gdybym wiedział, czego chcę, osiągnąłbym to już dawno temu. Czy to tylko ja? Czy Ty wiesz dokładnie, czego chcesz?

Teza 3. Zdecyduj, czego potrzebujesz.
Tracy nie wynalazła tu koła. Wszystkie popularne książki o osiąganiu celów piszą o potrzebie nie tylko zrozumienia celu końcowego, ale także jego wizualizacji, wyobrażenia sobie, jak wspaniale będzie, gdy cel zostanie osiągnięty i jakim jesteś wspaniałym człowiekiem, że osiągnąłeś go ciężką pracą.
Obraz twojego ideału, jaki sobie wyobrazisz, będzie miał ogromny wpływ na twoje zachowanie.
Częścią wizualizacji celu jest zapisanie jego sformułowania na papierze. Autor podkreśla: „myśl na papierze”.

Teza 4. Jak zjadłbyś słonia? Kawałek po kawałku.
Tutaj wszystko jest jasne, byliśmy tam, czytaliśmy o tym, wiemy.
Zapisujemy elementy jako sekwencję działań atomowych (tworzymy plan). Planujemy dzień z wyprzedzeniem, a także tworzymy ogólną, miesięczną i tygodniową listę rzeczy do zrobienia. Bardziej szczegółowa lista powinna zawierać podstawowe zadania w dużym projekcie opisane w bardziej rozbudowanej liście (zadania rozwiązane w ciągu dnia powinny przybliżać nas do celów globalnych wymienionych w liście ogólnej).

Teza 5. Najważniejsze jest odróżnienie tego, co główne, od tego, co poboczne.
Nacisk położony jest na kluczowe kategorie wyników.
Kluczowe kategorie obejmują zadania stanowiące istotę Twojej działalności zawodowej (w przypadku kierownika projektu jest to prawdopodobnie analiza, koordynacja, planowanie, podział ról, odpowiedzialności i zadań, kontrola realizacji, zarządzanie ryzykiem). Wszystko inne jest delegowane, odkładane na później, ignorowane.

Teza 6. Przygotuj swoje miejsce pracy do wykonania zadania.
Jeśli chcemy zjeść kawałek „słonia”, to dobrze byłoby wyrzucić z biurka i z bezpośredniego pola widzenia wszystko, co nie jest związane z tym konkretnym osobnikiem.
Im bardziej uporządkowane i atrakcyjne będzie Twoje miejsce pracy, tym łatwiej będzie Ci rozpocząć pracę i doprowadzić ją do końca.

Teza 7. Usuń czynniki ograniczające.
W każdym projekcie są zadania, które ograniczają tempo postępu w dążeniu do celu (nie zapominajmy, że znamy cel, zapisaliśmy go i przedstawiliśmy). Te zadania powinny być pierwszymi kandydatami do zjedzenia. Z reguły są to najbardziej wredne „żaby”, które stały się przeszkodą, bo ktoś był zbyt obrzydliwy, żeby je pochłonąć w odpowiednim czasie… przepraszam za mój francuski.
Nie tracimy czasu na analizę i identyfikację ograniczeń. GTD opisuje tzw. naturalny model zarządzania projektami – to wtedy najpierw przeprowadza się analizę, a potem planowanie i wdrażanie. W życiu często bywa odwrotnie – najpierw robimy przyjemne rzeczy, a potem, gdy wszystkie terminy minęły, mosty zostały spalone i nie ma dokąd się wycofać, bierzemy na siebie najgorsze żaby, odkładane do tej pory „na później”. I to one są problemem i przyczyną negatywnych konsekwencji. Najbardziej obraźliwe rzeczy dzieją się, gdy terminy dawno minęły, wszystko idzie źle, trzeba wziąć na siebie żabę… a jej „zjadanie” zajmuje około pół godziny!
Trochę się rozwlekło. No cóż, nieważne.

Teza 8. Wczesne chodzenie spać i wczesne wstawanie czynią człowieka zdrowym, bogatym i mądrym.
Albo „w zdrowym ciele zdrowy duch”.
Przejrzysty. Z kacem nie da się nic zjeść, a co dopiero żaby… ale zazwyczaj uświadamiasz to sobie rano. Takie myśli nie przychodzą do głowy wieczorem. I tyle. Od jutra będę ćwiczyć i kładę się spać o 23:00 🙂

Teza 9. Dbaj o higienę myśli.
To stwierdzenie tak mi się spodobało, że chciałem je uczynić tezą zerową. Bardzo zwięzłe. Przeczytaj tę tezę jeszcze raz, z namysłem.
Pamiętaj, aby myśleć i rozmawiać z innymi przede wszystkim o pozytywnych aspektach rzeczy, a nie o negatywnych.

Teza 10. Jedno zadanie na raz.
Nie przerywaj, nie odwracaj uwagi. Podejmij się zadania, zaciśnij zęby, powiedz wszystkim, żeby się odczepili i je dokończ. Ułatwia to segmentacja (podzielenie zadania na łatwe do opanowania, niepodzielne części), porządek w miejscu pracy (usuń z pola widzenia rzeczy niezwiązane z bieżącą „żabą”), planowanie dnia z wyprzedzeniem (planujemy spotkania, na przykład, codziennie od 15:00 do 17:00, wcześniej nie pozwalamy, żeby ktokolwiek nas rozpraszał).
Moim zdaniem wstępny plan dnia nie powinien przypominać rozkładu jazdy pociągu. Wystarczy z góry określić główne zadania (z kluczowych kategorii) na dany dzień i z grubsza rozłożyć w czasie pozostałe zadania, w tym rutynowe. Sztywne planowanie prowadzi do tego, że w zmieniających się warunkach plany ulegają zaburzeniu i w rezultacie przestają być przestrzegane. A tworzenie planu, którego się nie przestrzega, trudno nazwać produktywnym zajęciem.

Teza 11. Zrób to natychmiast! Zrób to natychmiast! Zrób to natychmiast!
Zrób to natychmiast!